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Cómo basar las decisiones en datos y no en sensaciones

El análisis de datos oscuros llega a las empresas de recambios

Hay sectores donde las cosas todavía se hacen “a la vieja usanza”, recibiendo los pedidos por fax, con albaranes con papel carbón rellenos a mano y grandes archivadores llenos de abultados canguros. Si hablamos de mejorar procesos con la implementación de soluciones tecnológicas pensaremos en formularios online, almacenamiento cloud y CRMs. Sin embargo hay un aspecto que no se suele contemplar en muchas empresas: ¿cómo sacamos provecho a nuestros datos?

El pasado mes de marzo nos dimos un paseo por el Motortec Automechanika de Madrid, en Ifema. En algunos aspectos fue como entrar en otra dimensión, la de los talleres mecánicos con calendarios de señoritas escasas de ropa, los almacenes de repuestos que tratan con los clientes frente a un copazo, los fabricantes de las piezas que siempre hay que pedir a Alemania y la del desconocido mundo de los ambientadores de pino para coches. Un mundo que sigue rodeado de topicazos de los que trata de desprenderse poco a poco, y que tiene ante sí enormes posibilidades de crecimiento.

Durante nuestra visita a esta feria lo que más nos sorprendió (gratamente, todo hay que decirlo) fue encontrar, en medio de tanto grifo de cerveza, el stand de Datumize, una empresa tecnológica de gestión de datos oscuros. Y tenía todo el sentido que estuvieran ahí, porque posiblemente estamos ante uno de los sectores que mejor puede aprovechar su transformación digital, especialmente dentro del área de los recambios.

Habitualmente estas empresas suelen encontrarse con al menos uno de estos tres problemas en su día a día:

  1. Que el 20% de los recambios en stock son el 80% de todos sus ingresos, pero necesitan mantener en el almacén ese otro 80% de artículos a un coste elevado para satisfacer las demandas de los clientes.
  2. Los clientes hacen el pedido a varios proveedores para hacerles competir en precio y tiempos de entrega, de manera que el que llega primero cierra la venta y los demás reciben la cancelación del pedido.
  3. Las empresas no tienen el control total en cuanto a visibilidad de lo que pasa en su túnel de ventas. De hecho muchas empresas sólo saben lo que venden, pero desconocen totalmente lo que ha pasado antes de que la venta se lleve a cabo, no saben lo que buscaban los clientes, y no pueden reconocer oportunidades de venta perdidas.

Precisamente lo que Datumize puede hacer para transformar los datos oscuros en rendimiento económico es ayudarles a solucionar problemas como las ventas perdidas, las devoluciones y la gestión de stocks. Según explica Datumize el software que emplean realiza una captura no intrusiva de las consultas que hacen los usuarios, así como de las respuestas que obtienen a través de los distintos canales de venta como su propia web, el B2B o la venta telefónica. Después de capturar los datos, la plataforma los recibe, analiza y transforma en métricas de negocio y técnicas, con datos tan importantes de conocer como el ratio de ventas perdidas.

Para las empresas de recambios es importante contar con un lugar donde agrupar y actualizar en tiempo real todos sus datos operacionales, porque de lo contrario seguirán tomando decisiones “basadas en sensaciones y no en datos”.

Cómo se hace

Datumize Kosmos es una herramienta que puede ayudar a las empresa del sector de los recambios a optimizar sus ingresos. Como explicábamos antes el software captura las consultas que realizan los usuarios y las respuestas de los distintos canales de forma no intrusiva.

Si, por ejemplo, si el operador telefónico de la empresa está buscando la disponibilidad y el precio de un producto para un cliente, el sistema le dirá que tiene el producto a un precio X y que la entrega tardará X horas, o bien que el producto está en stock, pero en otra ciudad, o que no hay stock o que no tienen el producto. Datumize Kosmos captura todo ese intercambio de datos. Cada una de las peticiones, junto con sus respuestas, sea cual sea el canal, se agrupan en una plataforma de almacenamiento. Al mismo tiempo el software puede capturar datos ya existentes y añadirlos a la plataforma.

Una vez en la plataforma los datos se analizan y se transforman en métricas en tiempo real, de manera que el sistema podrá proporcionar a la empresa tableros de control e informes de negocio, alertas o funcionalidades de búsqueda avanzada. A partir de ahí la empresa contará con un histórico completo de todas las consultas, saber los productos y familias que buscan sus clientes y saber si han pedido precio y disponibilidad del producto, así como las respuestas que ellos han proporcionado sobre la disponibilidad y el stock de sus productos.

Si a la empresa le preocupan las devoluciones, dispondrá de todas las métricas necesarias para poner solución a su problema, con una lista completa de las cancelaciones y las devoluciones, con el análisis de los porqués de las mismas. Habrá igualmente una lista de los tiempos de entrega de cada pedido y dónde estaba el producto, o si estaba en stock, antes de entregarlo.

Básicamente, la plataforma de Datumize le permitirá conocer dónde han estado sus oportunidades perdidas y las razones de que haya pasado y, por qué no, también un análisis de las ofertas de los proveedores y sus precios, junto con los perfiles de comportamiento de sus clientes y los pedidos. Por medio de las alertas en tiempo real sabrán a tiempo si queda stock de un producto, si los tiempos de entrega son demasiado grandes o si se producen las temidas cancelaciones o devoluciones.

A partir de estos datos, las empresas podrán, por ejemplo, emprender las medidas adecuadas con un enfoque mucho más claro de lo que tienen que hacer como la creación de campañas de marketing a medida, centradas en lo que la compañía necesita realmente. En conjunto es una herramienta que puede reducir los problemas a los que se enfrentan habitualmente los almacenes de recambios: cancelaciones, ventas perdidas, clientes descontentos por la tardanza de las entregas o descontrol sobre la ubicación de los productos almacenados.

En fin, una oportunidad para mejorar las ventas sin tener que recurrir siempre al carajillo, que aunque tiene su puntillo no es bueno para el hígado.

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