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DocSend es una interesante herramienta para comprobar el impacto de tus documentos

¿Qué pasa con los PDF que envías por email?

Enviar algo por email se traduce, en cierta medida, en perder el control sobre ello. Ya sea el mensaje en sí mismo, o los documentos que puedas haber adjuntado, el “uso” que de los mismos haga su destinatario es, por norma general, una incógnita. El control de recepción y lectura de los mensajes es, en algunos casos, una solución, aunque el destinatario siempre puede (y muchas personas lo hacen) no enviar la confirmación de lectura, por lo que no es posible confiar en esta función. Otra posibilidad, adecuada para envíos masivos (mailings), es utilizar herramientas y servicios online específicamente diseñados para este fin, y que sí que llevan un control más exhaustivo sobre el rendimiento que ha tenido un envío. Sin embargo, los adjuntos son otra historia y, por norma general, si los envías es con la intención de que sus destinatarios los revisen. Está claro que no puedes obligar a nadie a hacerlo, pero seguro que te gustaría saber si sus destinatarios lo abren, si se toman la molestia de leerlo y, en caso afirmativo. cómo lo hacen. Pues eso es precisamente lo que te propone DocSend, un servicio online para saber qué pasa con los documentos que envías por email.

El funcionamiento del servicio, que por ahora se encuentra en fase beta cerrada (es decir, que sólo es accesible mediante invitación) es realmente sencillo: únicamente hay que subir al mismo, a través de su interfaz web, el documento pdf que quieres compartir. Una vez ahí, podrás generar una dirección web, desde la que los destinatarios podrán acceder al documento (para visualizarlo online) y, claro, enviarles dicha url por correo electrónico o por el medio que prefieras. Hasta ahí podría no haber diferencia, pero es en este punto donde DocSend se diferencia de todo lo disponible hasta ahora. Y es que, desde ese mismo momento, el servicio comenzará a ofrecerte información sobre cómo está “funcionando” el documento, es decir, cuántas veces ha sido visualizado, en qué momentos y, lo que es incluso más interesante, durante cuanto tiempo por cada visita, información que además se muestra página a página. Es decir, que puedes ver cuánto tiempo dedica cada visita (sí, de manera individual) a leer cada una de las páginas del documento que has compartido con DocSend. Para tal fin, tiene un dashboard, de diseño muy limpio y claro, en el que de un simple vistazo puedes revisar todos los documentos que has compartido, así como los enlaces de cada uno de ellos.

Sí, varios enlaces, has leído bien. Y es que otra función muy interesante de DocSend es la posibilidad de crear varios enlaces por documento, para segmentar a los destinatarios por bloques (o, incluso, por personas, siempre que no sean demasiadas). Así que, por ejemplo, si quieres compartir un documento con tu equipo de trabajo, puedes subirlo al servicio y crear un enlace distinto por cada uno de tus colaboradores. Luego tendrás que enviarle a cada uno de ellos su enlace y, a partir de ahí, podrás comprobar qué personas lo abren y quienes no, así como el tiempo que le dedica cada uno de ellos a su lectura. Y, también, podrás comprobar si una persona está compartiendo su enlace con terceros, a los que se les solicitará una dirección de email cuando intenten acceder al mismo.

Para tal fin, es decir, para poder ofrecerte todos estos datos, el servicio cuenta con una herramienta de visualización online, es decir, que los destinatarios no se descargarán el documento a sus dispositivos, sino que lo ven en un lector de pdf integrado en la web, muy sencillo y que funciona bien tanto en pantallas de sobremesa (desaprovecha parte del espacio en las más grandes, pero eso es algo común) como en las de dispositivos de bolsillo (esto lo digo basándome en mi propia experiencia, lo he probado en un iPhone 4 y en un Woxter Zielo Q50). No obstante, a la hora de crear un nuevo enlace para compartir un archivo, es posible ajustar que el destinatario pueda descargarse el fichero (aunque, claro, en este caso perderás las estadísticas de tiempo de visualización del mismo). También es posible bloquear el acceso al documento mediante contraseña y ponerle “fecha de caducidad” al enlace, es decir, que pasada dicha fecha, y aunque sigas teniendo el archivo en DocSend, ya no sea accesible mediante ese enlace.

Por ahora, como ya comentábamos al principio, sólo es compatible con documentos pdf, que debes subir desde tu ordenador. Sin embargo, todo apunta a que se irán añadiendo nuevos formatos, así como compatibilidad con otros servicios, ya que tendría todo el sentido del mundo poder integrar las estadísticas que recopila DocSend en un CRM o en un ERP. Por ahora, el servicio está dando sus primeros pasos, pero si estos van en la dirección correcta, puede reinventar el modo en que compartimos documentos a través de Internet. Ahí es nada.

 

Web

Imagen: Dave Di Biase

One Response to ¿Qué pasa con los PDF que envías por email?

  1. Chema 8 Mayo, 2014 at 15:41 #

    Probado en un Woxter Zielo S11 y funciona perfectamente.

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