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La compañía presenta 29 modelos diferentes en esta gama, para cualquier perfil de empresa

Gestión desde la nube, personalización, seguridad y traducción de textos en la nueva gama Xerox ConnectKey

Bien conocida por sus máquinas impresoras, Xerox ha lanzado una nueva gama de impresoras multifunción que incluyen nuevas funciones avanzados y servicios en la nube que facilitan el trabajo en la oficina. De hecho, el fabricante habla de esta gama, basada en la tecnología ConnectKey, como un asistente para trabajos inteligentes en la oficina. Con la presentación de hasta 29 modelos diferentes, Xerox realiza el mayor lanzamiento de su historia. Además, la inclusión de la tecnología Xerox ConnectKey aporta a estos dispositivos funcionalidades avanzadas más allá de la mera impresión o escaneado de documentos. Y es que la firma pionera de la impresión, ha sabido reinventarse como empresa de servicios de valor añadido, más de meramente fabricante de impresoras, y escáneres, de oficina.

Sin duda pocos son los que recuerdan que la empresa Xerox creó uno de los primeros dispositivos de copiado de documentos, denominados originalmente xerocopias y más tarde simplemente (foto)copias. Su creador, Chester Carlson, inventor y físico americano, ideó en 1938 un proceso de electrofotografía en seco, de ahí el nombre Xerox que proviene de la palabra griega para seco, cuando lo habitual en la época eran los procesos de copiado en mojado, casi como las fotografías convencionales (con proceso químico). El sistema fue patentado en 1942 y hubo que esperar hasta 1949 para ver el primer modelo comercial, Model A Copier, ya bajo la marca Xerox.

Para empresas de cualquier tamaño

La gama se divide en dos series, que comparten igualmente la tecnología ConnectKey. Por una parte, la serie VersaLink está diseñada para pequeños grupos de trabajo y empresas medianas, mientras que la gama AltaLink está orientada a empresas de mayor tamaño, con requisitos más elevados de volumen de impresión, así como estándares más altos de seguridad. Esta nueva familia aporta funciones personalizables, además de estar creadas con la movilidad y el aprovechamiento de la nube desde su núcleo. Esto hace posible que se gestione de un smartphone o una tableta, o se envíen directamente documentos desde estos dispositivos.

Los documentos se almacenan en la nube y se recuperan hacia donde sea necesario, ya se trata de un dispositivo de impresión o servicios de terceros, como DropBox, One Drive o Google Drive, así como aplicaciones como Microsoft Office 2016 o el CRM o ERP de la empresa. En la gama VersaLink hay tres impresoras monocromas, otras seis multifuncionales (escáner e impresión) monocromas, cuatro Impresoras A4 y A3 y seis multifuncionales color, con diversas velocidades de impresión y bandejas de alimentación. En la gama AltaLink, la mitad de la decena de modelos es monocroma y la otra mitad con capacidad de color, en todos los casos de tipo multifuncional.

Uno de los factores interesantes de toda esta gama es que está creada alrededor de una plataforma común, de manera que la gestión y manejo es virtualmente igual sea cual sea el dispositivo de impresión concreto. Con la salvedad de que algunos de los dispositivos son de tipo monofunción, que este caso significa que sólo imprimen, el resto incluyen capacidades de escaneado, y todas aportan diversos servicios y funciones desde la nube. Y es que Xerox ha realizado una importante transformación y ha pasado de ser fabricante de elementos de impresión a creador de soluciones y servicios de valor añadido. Según algunos estudios, los empleados dedican hasta un 36% de su tiempo en tareas administrativas. Y para agilizar estos procesos, Xerox ha creado en estas máquinas los denominados flujos de trabajo automatizados, que permiten que cada departamento o empleado defina los suyos y así, con un solo botón en pantalla, lanzar varias acciones encadenadas.

El sistema se gestiona desde una página web, con los debidos accesos a las personas autorizadas. Cada de las cuales podría contar con permisos específicos para realizar, por ejemplo, sólo impresión en blanco y negro, aunque la máquina tenga capacidades de color, o únicamente escanear y enviar a una carpeta específica predeterminada. La creación de flujos, que es un proceso sencillo y rápido en la mayor parte de los casos, facilita de forma notable tareas repetitivas y encadenadas, que sólo (mal)gastan tiempo de un usuario.

Así, otro ejemplo es el tratamiento de notas de gastos y justificantes, que deben ser enviados al departamento de recursos humanos, a una carpeta del departamento y a otra personal para mantener copia. Una vez definidos todos estos procesos, incluso un eventual correo con copia a varias personas, sólo hay que introducir los documentos originales en el alimentador y pulsar un botón. Todos los procesos asociados se realizan a partir de entonces de forma automática.

Todos los modelos cuentan con un panel táctil, que ofrece un interfaz amigable e intuitivo, a través de iconos. Además de los iconos de origen, hay capacidad para añadir flujos personalizados y funciones adicionales, a través de una API, mediante desarrollos propios de cada empresa, de partners o de Xerox. Cada máquina requiere, de manera predeterminada, que cada usuario se identifique. Así que cada usuario no sólo tiene sus colas de impresión, sino sus accesos personalizados o sus flujos de trabajo particulares. En una gran empresa esto permite crear sus propios flujos de tareas, y, con ello, ahorrar tiempo en las tareas más cotidianas y repetitivas y ser más productivo.

esta tecnología se encuentra en continua evolución gracias a su API abierta, que permite trabajar con ella a nuestros clientes y partners”

De manera sencilla también hay un editor de plantillas de forma que desde un dispositivo móvil se logra diseñar ofertas o documentos personalizables para un cliente, que son gestionados de forma remota, o incluso enviados por correo electrónico. Algunas de estas funciones sólo están disponibles a través de los partners del canal, que así aportan también su valor añadido. Al igual que los flujos de trabajo, hay un repositorio central, con Xerox App Gallery, con algunas aplicaciones de libre uso, otras de pago por uso y algunas que sólo están disponibles para los clientes de un partner en particular. Como indica Macarena Perlado, Product Marketing Manager de Xerox España, “esta tecnología se encuentra en continua evolución gracias a su API abierta, que permite trabajar con ella a nuestros clientes y partners. Estamos enormemente satisfechos con el resultado de una plataforma que supone un paso incuestionable en la digitalización de los procesos de trabajo”.

La seguridad es un factor clave de estas máquinas. Como en su interior hay un verdadero servidor y las máquinas están conectadas de forma permanente a Internet, cada una está dotada de mecanismos de protección, como lista blanca de funciones ejecutables, así como detección de comportamientos anómalos. El acuerdo con McAfee, especialista en seguridad, hace que se añada una capa adicional de seguridad frente a todo tipo de amenazas, incluso desconocidas. Según fuentes de la compañía, esto hace que ninguna de sus máquinas haya sido hasta el momento comprometida, tanto para acceder a información en su interior, como para realizar acciones no deseadas. Ello hace que hayan sido certificadas en empresas y organismos que requieren alto nivel de seguridad, como la NASA, el ejército norteamericano, organismos gubernamentales o grandes corporaciones financieras. Los datos se almacenan en un disco duro interno, donde, según el ajuste indicado, se borran de forma automática, tras el intervalo prefijado, con un método de escribir 7 veces sobre los datos para garantizar que no puedan ser recuperados de ninguna forma.

Movilidad y traducción a varios idiomas

Entre los servicios orientados a trabajadores móviles o remotos, cabe destacar la función @PrintByXerox. Se trata de un servicio que permite a un empleado, o incluso alguien ajeno a la organización, crear una cuenta virtual de impresión, enviar documentos desde cualquier dispositivo y recuperarlos en una máquina para su impresión. O, al contrario, escanear un documento, enviarlo al servicio @PrintByXerox, donde se identifica con un nombre de usuario y clave de acceso, y posteriormente recuperarlos en otra máquina, o enviarlos a cualquiera de los servicios y carpetas disponibles. Una funcionalidad idónea para empleados móviles o trabajadores externos que viajan por varias sucursales o delegaciones. Y que no siempre tienen los medios para usar el correo corporativo para enviarse los documentos.

Las máquinas, casi todas las de la serie, que cuentan con escáner añaden funciones para la gestión documental avanzada. Así, no sólo se escanea un documento como mera imagen, sino que se puede lanzar un proceso de reconocimiento de caracteres, OCR (Optical Character Recognition), de manera que se reconvierte el texto en un documento impreso a su formato digital. Y, además conservando el formato de origen, tanto en documento tipo PDF, como MS Word o Excel. Así que no sólo se tiene acceso a la información así, sino que esta resulta de nuevo editable. El nivel de precisión en las tareas es notablemente elevado, incluso con documentos complejos, con texto en varias columnas y gráficos en medio.

Por último, Xerox ha incluido la funcionalidad de traducción del texto, Xerox Easy Translator, con unos 44 idiomas soportados actualmente, incluso árabe o chino. El sistema funciona bastante bien, aunque no sea perfecto. Motivo por el cual Xerox ofrece un nivel adicional, que utiliza traductores especialistas en diferentes áreas (administrativo, jurídico, científico, etc.) para realizar una revisión manual del documento y garantizar la máxima calidad. Así, sin un gran desembolso incluso empresas pequeñas podrán escanear su catálogo, personalizarlo para un cliente y enviárselo en su idioma nativo.

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